Artikel

OTIF Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menghitung

Posted on by
OTIF adalah

Pernahkah barang yang kamu pesan tiba tepat waktu, tetapi jumlahnya kurang dari pesanan? Atau, barang sudah lengkap, tetapi pengirimannya terlambat sehingga mengganggu jadwal operasional? Situasi seperti ini menunjukkan bahwa keberhasilan logistik tidak cukup diukur dari kecepatan pengiriman saja. Perusahaan juga perlu memastikan barang tiba sesuai jumlah dan jadwal yang telah disepakati.

Lalu, bagaimana perusahaan mengukur keberhasilan tersebut? OTIF adalah salah satu indikator yang digunakan dalam manajemen logistik dan supply chain untuk menilai ketepatan waktu sekaligus kelengkapan pesanan. Melalui pengukuran OTIF (On Time In Full), perusahaan dapat mengevaluasi kinerja distribusi, menemukan kendala pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Simak penjelasan lengkap mengenai pengertian OTIF, manfaat, rumus, dan cara menghitungnya berikut ini.

Apa Itu OTIF?

Untuk memahami kinerja pengiriman secara menyeluruh, perusahaan perlu melihat ketepatan waktu dan kelengkapan pesanan sebagai dua aspek yang saling berkaitan. Keduanya menjadi dasar dalam pengukuran OTIF. Secara sederhana, OTIF adalah indikator kinerja logistik yang mengukur persentase pesanan yang tiba tepat waktu dan lengkap sesuai permintaan pelanggan. OTIF merupakan singkatan dari On Time In Full. Istilah On Time berarti barang diterima sesuai jadwal yang disepakati, sedangkan In Full berarti seluruh barang dalam pesanan diterima dengan jumlah yang benar.

Pesanan baru dihitung memenuhi kriteria OTIF apabila kedua persyaratan tersebut terpenuhi sekaligus. Jika barang tiba tepat waktu tetapi jumlahnya kurang, pesanan tersebut tidak memenuhi kriteria OTIF. Hal yang sama berlaku jika jumlah barang sudah lengkap, tetapi pengirimannya terlambat. Sebagai contoh, perusahaan mendistribusikan 100 pesanan dalam satu minggu. Sebanyak 85 pesanan tiba tepat waktu dan lengkap, sedangkan sisanya mengalami keterlambatan atau kekurangan barang. Dengan demikian, nilai OTIF perusahaan tersebut adalah 85%.

Manfaat OTIF dalam Manajemen Logistik

Pengukuran OTIF membantu perusahaan menilai apakah proses pemenuhan pesanan sudah berjalan sesuai target. Informasi ini juga berguna untuk mengevaluasi koordinasi antara gudang, transportasi, dan distribusi.

Mengukur Ketepatan Pengiriman

OTIF membantu perusahaan mengetahui seberapa konsisten pesanan tiba sesuai jadwal dan jumlah yang disepakati. Hasil pengukuran dapat digunakan untuk mengevaluasi rute distribusi, perencanaan armada, serta koordinasi dengan mitra logistik.

Menjaga Kepuasan Pelanggan

Pelanggan membutuhkan barang yang tiba sesuai waktu dan jumlah pesanan. Dengan memantau OTIF, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah pemenuhan pesanan dan memperbaikinya sebelum berdampak lebih luas pada hubungan bisnis.

Mengidentifikasi Kendala Supply Chain

Nilai OTIF yang rendah dapat menjadi sinyal adanya kendala, seperti stok tidak mencukupi, proses persiapan barang yang lambat, atau keterlambatan transportasi. Perusahaan dapat menggunakan data tersebut untuk menentukan bagian operasional yang perlu diperbaiki.

Meningkatkan Efisiensi Operasional

Pengiriman yang tidak sesuai rencana berpotensi menimbulkan biaya tambahan, seperti pengiriman ulang, penanganan pesanan tertunda, dan penyimpanan barang lebih lama. Evaluasi OTIF membantu perusahaan mengurangi masalah tersebut melalui perencanaan logistik yang lebih terstruktur.

Rumus OTIF dan Cara Menghitungnya

Setelah memahami manfaatnya, perusahaan perlu mengetahui cara menghitung OTIF agar dapat mengevaluasi performa pengiriman berdasarkan data yang terukur. Perhitungan ini menggunakan jumlah pesanan yang memenuhi kedua kriteria dibandingkan dengan total pesanan pada periode pengukuran.

Rumus OTIF adalah:

OTIF (%) = (Jumlah pesanan yang tepat waktu dan lengkap ÷ Total pesanan) × 100%

Keterangan:

  • Jumlah pesanan yang tepat waktu dan lengkap: jumlah pesanan yang memenuhi kedua kriteria OTIF sekaligus.
  • Total pesanan: seluruh pesanan yang menjadi cakupan pengukuran pada periode tertentu.
  • 100%: digunakan untuk mengubah hasil perhitungan menjadi persentase.

Dalam penerapannya, perusahaan perlu menetapkan definisi tepat waktu, kelengkapan barang, dan periode pengukuran secara konsisten. Dengan begitu, hasil perhitungan OTIF dapat dibandingkan secara adil antarperiode.

Contoh Perhitungan OTIF

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki 200 pesanan dalam satu bulan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa 170 pesanan tiba sesuai jadwal dan memiliki jumlah barang yang lengkap.

Perhitungannya sebagai berikut:

OTIF (%) = (170 ÷ 200) × 100%

OTIF (%) = 85%

Artinya, nilai OTIF perusahaan tersebut mencapai 85%. Sementara itu, 30 pesanan lainnya tidak memenuhi kedua kriteria secara bersamaan, baik karena terlambat, tidak lengkap, maupun mengalami kedua masalah tersebut.

Berikut ilustrasi hasil evaluasinya.

Keterangan Jumlah pesanan
Total pesanan 200
Tepat waktu dan lengkap 170
Tidak memenuhi kriteria OTIF 30
Nilai OTIF 85%

Perlu diperhatikan bahwa pesanan yang tepat waktu tetapi tidak lengkap tetap tidak masuk ke dalam pembilang. Karena itu, perusahaan tidak cukup hanya menghitung jumlah pengiriman yang tiba sesuai jadwal.

Faktor yang Memengaruhi Nilai OTIF

Nilai OTIF dipengaruhi oleh berbagai aktivitas dalam rantai pasok, mulai dari ketersediaan barang hingga proses pengiriman ke lokasi pelanggan. Memahami faktor-faktor ini membantu perusahaan menentukan penyebab pesanan tidak memenuhi target.

Ketersediaan Stok di Gudang

Stok yang tidak mencukupi dapat menyebabkan pesanan tertunda atau dikirim secara bertahap. Pengelolaan persediaan yang baik membantu memastikan barang siap dikirim sesuai jadwal. Perusahaan dapat menggunakan Warehouse Management System (WMS) untuk memantau persediaan dan mendukung proses pemenuhan pesanan.

Perencanaan Transportasi dan Armada

Pemilihan kendaraan yang tidak sesuai dengan karakteristik barang, kapasitas muatan, atau kondisi rute dapat menghambat pengiriman. Perencanaan armada perlu mempertimbangkan ukuran, berat, tujuan, serta jadwal keberangkatan agar barang tiba sesuai kesepakatan. Untuk distribusi barang dalam volume besar, perusahaan dapat mempertimbangkan layanan jasa trucking dan distribusi nasional.

Proses Persiapan dan Pengepakan Barang

Kesalahan dalam pengambilan barang (picking), pengepakan, dan pemeriksaan pesanan dapat menyebabkan jumlah barang tidak sesuai. Pemeriksaan sebelum keberangkatan penting dilakukan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan dokumen dan permintaan pelanggan.

Koordinasi antara Gudang dan Tim Pengiriman

Informasi yang terlambat antara bagian gudang, transportasi, dan penerima dapat mengganggu jadwal pengiriman. Koordinasi yang baik membantu memastikan barang siap saat armada tiba dan proses penerimaan dapat dilakukan sesuai rencana.

Cara Meningkatkan OTIF dalam Operasional Logistik

Untuk meningkatkan nilai OTIF, perusahaan perlu menelusuri penyebab pesanan gagal memenuhi target, bukan hanya berfokus pada hasil akhirnya. Perbaikan yang tepat dapat dimulai dari pengelolaan stok hingga pemantauan distribusi.

Memantau Kinerja Pengiriman Secara Berkala

Catat jumlah pesanan tepat waktu dan lengkap, pesanan terlambat, serta pesanan yang mengalami kekurangan barang. Evaluasi harian, mingguan, atau bulanan dapat membantu perusahaan melihat pola masalah dan menentukan prioritas perbaikan.

Mengoptimalkan Pengelolaan Persediaan

Pastikan stok tersedia berdasarkan kebutuhan pesanan dan jadwal distribusi. Perencanaan persediaan yang baik dapat mengurangi risiko penundaan akibat barang belum siap dikirim.

Menggunakan Sistem Tracking Pengiriman

Sistem pelacakan membantu perusahaan memantau status dan posisi barang selama perjalanan. Informasi tersebut memudahkan tim mendeteksi potensi keterlambatan dan memberikan pembaruan kepada pelanggan.

Memilih Mitra Logistik yang Sesuai

Mitra logistik yang memiliki pilihan armada, perencanaan pengiriman, dan koordinasi operasional sesuai kebutuhan bisnis dapat mendukung pencapaian target OTIF. Pastikan juga terdapat kejelasan jadwal, prosedur penanganan barang, dan komunikasi apabila terjadi kendala.

Perbedaan OTIF dan KPI Logistik Lainnya

OTIF bukan satu-satunya indikator untuk menilai kinerja logistik. Perusahaan dapat menggabungkannya dengan metrik lain agar memperoleh gambaran yang lebih lengkap mengenai efektivitas distribusi.

Indikator Fokus pengukuran
OTIF (On Time In Full) Pesanan tiba tepat waktu dan lengkap
OTD (On-Time Delivery) Ketepatan waktu pengiriman
Fill Rate Tingkat pemenuhan kebutuhan barang dari jumlah yang diminta
Lead Time Waktu yang dibutuhkan sejak proses dimulai hingga barang diterima, sesuai definisi yang digunakan
Order Accuracy Ketepatan pesanan berdasarkan jenis dan jumlah barang

Perbedaan utama OTIF dengan OTD terletak pada kelengkapan pesanan. Pengiriman yang tepat waktu belum tentu memenuhi OTIF apabila barang yang diterima pelanggan masih kurang. Sementara itu, fill rate membantu perusahaan melihat pemenuhan jumlah barang, tetapi tidak selalu memperhitungkan ketepatan waktu. Dengan menggabungkan beberapa indikator tersebut, perusahaan dapat mengevaluasi kinerja rantai pasok secara lebih menyeluruh dan menentukan langkah perbaikan yang sesuai.

Tingkatkan Ketepatan Pengiriman Bersama GSM Logistic

Menjaga OTIF tetap optimal membutuhkan koordinasi antara ketersediaan barang, pengelolaan gudang, pemilihan armada, dan jadwal distribusi. Perusahaan perlu memastikan setiap tahapan berjalan sesuai rencana agar pesanan tiba tepat waktu dan dalam jumlah lengkap.

GSM Logistic menyediakan berbagai solusi logistik untuk mendukung kebutuhan distribusi bisnis, mulai dari jasa trucking dan distribusi nasional, layanan pergudangan, hingga jasa pengiriman kontainer. Pilihan layanan tersebut dapat disesuaikan dengan karakteristik barang, volume muatan, dan kebutuhan pengiriman perusahaan. Hubungi GSM Logistic melalui WhatsApp +62817389696 untuk mendiskusikan kebutuhan logistik dan distribusi bisnismu.

Artikel lainnya yang bisa kamu baca:

FAQ OTIF (On Time In Full)

Berikut beberapa pertanyaan umum mengenai OTIF dalam kegiatan logistik dan manajemen rantai pasok.

1. Apa kepanjangan OTIF?

OTIF merupakan singkatan dari On Time In Full, yaitu indikator yang mengukur ketepatan waktu dan kelengkapan pesanan.

2. Bagaimana cara menghitung OTIF?

Bagi jumlah pesanan yang tiba tepat waktu dan lengkap dengan total pesanan, kemudian kalikan hasilnya dengan 100%.

3. Berapa nilai OTIF yang baik?

Target OTIF bergantung pada industri, jenis barang, kesepakatan layanan, dan kemampuan operasional perusahaan. Target 100% dapat dijadikan sasaran, tetapi pencapaiannya perlu dievaluasi berdasarkan kondisi nyata.

4. Apa perbedaan OTIF dan OTD?

OTIF mengukur ketepatan waktu sekaligus kelengkapan pesanan, sedangkan OTD berfokus pada ketepatan waktu pengiriman.

5. Bagaimana cara meningkatkan OTIF?

Perusahaan dapat meningkatkan OTIF melalui pengelolaan stok, pengecekan pesanan, optimasi armada, pemantauan pengiriman, dan evaluasi kinerja logistik secara berkala.